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Ayuda

Guía rápida para preparar y subir los documentos del caso sin contratiempos. Si algo no queda claro, escríbenos a hola@tooltank.io y te ayudamos.

Formatos de documentos que puedes subir

La herramienta lee estos formatos directamente:

  • ✅ PDF — lo ideal. Sirve tanto el PDF de texto como el escaneado.
  • ✅ Word (.docx) — el formato moderno de Word.
  • ✅ Imágenes — JPG, PNG, WEBP, GIF.
  • ✅ Fotos del iPhone (HEIC/HEIF) — se convierten solas, no tienes que hacer nada.
  • ✅ ZIP — una carpeta comprimida con varios documentos adentro.
  • ✅ Texto — .txt, .md, .csv.

Estos no se pueden leer directamente — conviértelos a PDF primero:

  • ⛔ Word antiguo (.doc) o Pages (.pages) → ábrelo y guárdalo/expórtalo como PDF o .docx.
  • ⛔ Excel / Numbers (hojas de cálculo) → exporta como PDF.
  • ⛔ PowerPoint / Keynote (presentaciones) → exporta como PDF.

Si intentas subir uno de estos, la herramienta te avisa al instante con qué hacer; no se sube ni se pierde tu tiempo.

¿Necesito comprimir mis documentos?

En la mayoría de los casos, no. Puedes subir varios documentos a la vez; cada uno se procesa por separado, así que el peso total no es problema. Los archivos grandes (más de 4.5 MB, por ejemplo un escaneo largo) se suben por un canal especial de forma automática — no tienes que hacer nada.

Solo conviene comprimir cuando un solo archivo es muy pesado (más de ~40 MB) o cuando tu internet está lento y la subida se corta. Comprimir un PDF lo hace más liviano y rápido de subir, sin perder legibilidad.

Idea: si un documento tiene muchas páginas escaneadas y pesa mucho, casi siempre baja muchísimo de tamaño al comprimirlo, sin que se note diferencia al leerlo.

Cómo comprimir un PDF (paso a paso)

⚠️ Importante para la confidencialidad: los documentos del caso son confidenciales. Para comprimir, prefiere siempre los métodos en tu propia computadora o celular (abajo). Evita las páginas web gratuitas de compresión con documentos sensibles, porque subes el archivo a un servidor ajeno.
En Mac (recomendado — no sale de tu computadora)
  1. Abre el PDF con Vista Previa (Preview).
  2. Menú Archivo → Exportar…
  3. En Filtro Cuarzo (Quartz Filter), elige «Reduce File Size».
  4. Guarda con otro nombre. Listo — pesa mucho menos.
En iPhone / iPad (no sale de tu teléfono)
  1. La forma más simple: usa la app Notas para escanear (botón de cámara → «Escanear documentos»). El PDF que genera ya sale liviano y nítido.
  2. Si ya tienes el PDF, puedes abrirlo en la app Archivos, mantener presionado el archivo y buscar la opción de comprimir, o abrirlo en una app de PDF que tengas.
En Windows
  1. Abre el PDF y elige Imprimir.
  2. Como impresora, selecciona «Microsoft Print to PDF» y guarda. La copia nueva suele pesar menos.
  3. Si tienes Adobe Acrobat: Archivo → Comprimir un archivo / Reducir tamaño.
Herramientas en línea (solo para documentos NO confidenciales)

Rápidas y gratuitas, pero recuerda que subes el archivo a un tercero — no las uses con documentos sensibles del caso. Útiles para material público o de prueba:

Cómo escanear o fotografiar bien un documento

Mientras mejor se lea el documento, mejor lo interpreta la herramienta. Unos consejos:

  • 📄 Encuadra el documento derecho y que quepa completo.
  • 💡 Usa buena luz, sin sombras encima del papel.
  • ✨ Evita el brillo o reflejo (mueve un poco el papel o la lámpara).
  • 📱 En el iPhone, la app Notas tiene un escáner (botón de cámara → «Escanear documentos») que endereza y limpia la imagen automáticamente y la guarda como PDF.
  • 🖋️ La letra manuscrita se lee, pero con menos precisión que la impresa. Si es un dato clave, verifícalo en el borrador.

Fotos del iPhone (formato HEIC)

El iPhone guarda las fotos en un formato llamado HEIC. No tienes que preocuparte por eso: si le tomas foto a un documento y la subes tal cual, la herramienta la convierte sola y la lee sin problema.

Si prefieres que tu iPhone tome las fotos en el formato universal JPG, ve a Ajustes → Cámara → Formatos y elige «Más compatible». Es opcional.

Audio de la entrevista

Puedes subir la grabación de la entrevista y la herramienta la transcribe sola (o, si prefieres, escribes/pegas la transcripción a mano). Formatos de audio: MP3, M4A, WAV (la nota de voz del iPhone sirve).

Límite: 25 MB por archivo de audio. Una entrevista larga puede pasarse. Si eso ocurre:

  • Grábala en calidad de voz (no en alta fidelidad) — pesa mucho menos.
  • O divídela en partes más cortas y súbelas por separado (se van acumulando en la transcripción).
  • O escribe/pega la transcripción directamente en la caja de texto.

La herramienta te avisa antes de subirsi el audio se pasa de 25 MB, así no pierdes el tiempo esperando.

Confidencialidad: ¿dónde se guardan mis casos?

Los documentos y audios que subes no se almacenan en nuestros servidores. Se usan solo para leer su contenido en el momento y se descartan enseguida.

El caso en el que trabajas (datos, transcripción y borrador) se guarda en tu cuenta para que no lo pierdas: lo recuperas en cualquier navegador o computadora donde inicies sesión, y no desaparece si limpias el navegador o cambias de equipo. Tu navegador guarda además una copia local para trabajar rápido.

Así protegemos ese guardado:

  • Cifrado en tránsito (TLS) y en reposo.
  • Aislado por cuenta: solo tú, con tu sesión, ves tus casos. Ningún otro usuario tiene acceso.
  • Sobre infraestructura certificada (SOC 2 Type II).
  • Tú mandas: puedes exportar un respaldo o borrar un caso cuando quieras — al borrarlo, se elimina también de tu cuenta.

Recuerda que el consentimiento informado de la persona evaluada y el manejo del expediente siguen siendo responsabilidad profesional de quien firma el informe.

¿Cuántos documentos puedo subir?

Cada informe incluye hasta 35 documentos. Es un margen amplio para un caso real de tutela u otra evaluación. Si tu caso necesita más, escríbenos a hola@tooltank.io.

Si alcanzas el tope, quita los documentos que no sean esenciales o combina varios relacionados en un mismo PDF antes de subir.

Mensajes de error y qué significan

«Se interrumpió la conexión»
Se cortó tu internet o el servidor no respondió. Tu trabajo quedó guardado en el navegador. Revisa tu conexión e intenta de nuevo.
«El procesamiento tardó demasiado»
Subiste muchos documentos pesados a la vez. Súbelos en tandas más pequeñas, o comprime los más grandes (ver arriba).
«El servidor está ocupado en este momento»
Un pico de uso momentáneo. Espera unos segundos e intenta otra vez; tu trabajo no se pierde.
«…supera el límite de 4.5 MB» al subir un documento
Casi siempre esto ya no debería pasar: los archivos grandes se suben por un canal especial de forma automática. Si aparece, comprime ese PDF (ver «Cómo comprimir un PDF») e intenta de nuevo.
«El audio supera los 25 MB»
La grabación es muy larga o de alta calidad. Grábala en calidad de voz, divídela en partes, o pega la transcripción a mano.
«Formato no soportado» / «Conviértelo a PDF»
El archivo es de un tipo que no se puede leer (Word antiguo .doc, Pages, Excel, PowerPoint…). Ábrelo y expórtalo como PDF, y súbelo de nuevo.

Generar y exportar el borrador

Cuando tengas la transcripción y/o los documentos cargados, presiona Generar borrador. El análisis se basa en lo que aportaste; mientras más completo, mejor.

El resultado es un borrador para tu revisión profesional, no un informe final. Revísalo, ajústalo con tu criterio y complétalo antes de firmarlo. Luego puedes exportarlo a Word, PDF o Google Docs desde el botón de exportar.

¿No encontraste lo que buscabas? Escríbenos a hola@tooltank.io y con gusto te ayudamos.